Veja como fazer um planejamento financeiro empresarial

O planejamento financeiro empresarial é fundamental para a sobrevivência da empresa e, em tempos de crise, sua aplicação se torna imprescindível. Contudo, imprevistos surgem a todo instante e seu negócio precisa estar sempre preparado para enfrentar essas situações. 

Pensar a longo prazo é a melhor estratégia para se manter firme no mercado, mas lembre-se: não pule e nem esqueça de fazer os lançamentos. O planejamento financeiro não é um esforço isolado, mas sim um hábito. Acompanhar seu orçamento de perto é fundamental para a saúde do seu negócio.

Quer fazer a diferença em sua oficina? Então leia este texto, entenda como fazer um planejamento financeiro e veja quais os benefícios de sua implementação. Acompanhe!

O que é um planejamento financeiro empresarial eficiente?

Não importa qual o seu segmento empresarial, todo negócio precisa de planejamento financeiro eficiente para, assim, continuar atuando no mercado. Quanto às oficinas e funilarias, o cenário não é diferente. Não basta ter a melhor equipe, é necessário dar uma atenção especial às finanças. Afinal, a expectativa de toda pessoa de negócios é obter o maior lucro possível, não é mesmo?

O planejamento financeiro é o instrumento que mostrará onde você pode e o quanto investir. Faz o apontamento das despesas mais recorrentes e mostra qual é a sua receita e se ela é suficiente para manter sua oficina sem entrar no vermelho.

 A saúde financeira depende de algumas informações. Veja alguns exemplos:

• quais são os custos operacionais — é o registro de todas as despesas para a oficina funcionar, como aluguel, água, luz etc.;
• despesas com pessoal fixo e temporário — folha de pagamento, férias, indenizações;
• produtos com boa margem de lucro e quais dão prejuízo — peças de reposição;
• controle e estoque — permite compras programas com informações sobre produtos faltosos e os que não têm saída;
• suas obrigações financeiras com fornecedores — pagamento de faturas e boletos de fornecedores de autopeças, óleos lubrificantes etc.;
• controle sobre as contas a receber — saber e entender com antecedência os valores que chegarão ao caixa.

Assim, o gerenciamento fica mais fácil, como também as tomadas de decisão sobre investimentos ou despesas não contabilizadas não serão mais aquela dor de cabeça. É indispensável que as finanças sejam acompanhadas de perto e que os lançamentos sejam feitos de modo hábil e eficiente. Caso contrário, seu estabelecimento seguirá por caminhos obscuros e você pode ficar à mercê da sorte.

Qual é a importância do planejamento financeiro? 

A carga tributária em nosso país é muito elevada e complexa. Ela envolve um conjunto de estratégias para criar as condições mais satisfatórias para a quitação dos impostos e tributos. Esse procedimento deve ser feito com o mínimo de erros, e, para isso, é necessária a assistência de um contador ou a terceirização do serviço de contabilidade. 

Você poupa recursos e fica dentro da lei e a oficina pode direcionar o capital disponível para outras operações. Para construir uma trajetória bem sucedida, o planejamento financeiro é imprescindível. Ele cria as condições para que a centralização dos recursos seja elaborada de maneira correta, evitando desperdícios e possibilitando investimentos mais vantajosos para o negócio. 

Com o registro de todas as movimentações e bons fornecedores como parceiros, é possível criar um ambiente positivo e que gere mais confiança. Valorizar os serviços prestados é um dos pilares da boa gestão financeira. Por isso, não deixe de apresentar aos seus clientes um orçamento dos serviços a serem executados de forma organizada, clara e objetiva.

Clientes são sinônimos de receitas e se você não tem uma política de fidelização, com certeza seu caixa vai sentir o impacto. Outra informação importante é a seguinte: defina o preço de cada serviço, isso faz toda a diferença no faturamento. 

Faça uma pesquisa nas oficinas da região, veja os valores que estão praticando, se for possível ofereça descontos, mas tenha tudo na ponta do lápis para não perder a lucratividade. Uma dica valiosa é nunca misturar as finanças pessoais com as da empresa. 

Como tirar vantagens de um bom planejamento financeiro? 

Buscar conhecimento e conquistar a segurança financeira talvez seja a maior vantagem. É impossível ter um negócio que dê resultados positivos e que consiga se manter no mercado por muito tempo sem um bom planejamento financeiro.

Não aproveitar essa vantagem pode trazer diversos problemas, como a redução nos lucros, o aumento do endividamento e até mesmo a falência. Por isso, inclua o controle financeiro na sua rotina o quanto antes para desfrutar de uma melhor gestão do seu negócio.

Essa decisão reforça sua tranquilidade. Fica mais fácil manter os pagamentos em dia e ampliar o retorno financeiro da entidade. Além de que você terá melhores condições de saber como investir seu dinheiro. A seguir, veja as principais vantagens de aplicar um bom planejamento financeiro em sua oficina.

Poupe mais recursos

Você deve dar importância no ato de poupar e manter uma reserva de emergência. Isso nada mais é do que uma quantia de dinheiro guardada para situações de extrema necessidade, nas quais o recebimento não é suficiente para arcar com todas as obrigações mensais do empreendimento.

O valor não é fixo e pode ser discutido. Alguns especialistas recomendam que o ideal seja o equivalente entre 6 a 12 meses do faturamento mensal da oficina.

A maneira mais fácil de poupar é separar mensalmente uma certa quantia que não vá prejudicar as finanças e não estabeleça metas difíceis de cumprir. Se em um mês der para guardar um pouco mais, então guarde. O importante é ter uma reserva para as situações que fogem do nosso controle.

Mantenha a empresa mais organizada

Após a elaboração do planejamento financeiro, a oficina passa a controlar mais eficientemente suas despesas. Isso traz uma certa estabilidade e, assim, ajuda a realizar a gestão programada do negócio e a pensar em ações para o crescimento e também em investimentos.

Em tempos conturbados como o que estamos vivendo, a previsibilidade de receitas disponíveis e apontadas pelo planejamento financeiro procura antecipar os fatores externos que possam atingir os negócios, como as sazonalidades de mercado.

Faça com que a tomada de decisão se torne mais clara e assertiva

Dados precisos facilitam tomadas de decisões, mesmo em períodos de grandes turbulências como o atual. As informações podem ser consultadas rapidamente e isso evita a ação reativa, que não resolve os problemas, e dá lugar a uma gestão proativa, que é mais eficiente.

Ainda assim, é fundamental se informar sobre as condições da companhia no momento atual e considerar o que pode afetar o planejamento financeiro, como:

• o tempo de atuação da oficina no mercado;
• os pontos positivos em relação à concorrência;
• seus pontos fracos;
• o impacto das crises no negócio;
• o público-alvo.

Reduza os gastos

Uma maneira descomplicada de cortar gastos desnecessários é reavaliar todo o processo dentro do negócio — e você vai perceber como paga caro por coisas tão simples. Reveja os estoques e outros materiais de consumo da própria oficina. Dê atenção aos valores, não subestime nada por menor que seja. 

Sempre é bom lembrar que algumas despesas são boas e necessárias para o funcionamento e até são importantes para o crescimento da oficina: equipamentos novos e treinamento de funcionários, por exemplo. No entanto, é preciso saber diferenciar quais gastos são necessários e quais são desnecessários.

Ações simples estimulam seus colaboradores a participar da economia de custos e fazer com que isso vire rotina do estabelecimento. É curioso estabelecer metas de redução de gastos com o envolvimento de toda a equipe em defesa desse objetivo. Divulgue com lembretes e valorize os bons hábitos!

Como colocar o planejamento financeiro em prática na oficina?

Para implantar o planejamento financeiro empresarial, é preciso ter em mente que disciplina é tudo e você precisa seguir à risca o que foi estabelecido. Evite fazer concessões que forçam a saída do plano, pois, caso aconteçam, as consequências vão aparecer e prejudicar todo o resultado do seu negócio. Acompanhe.

Faça uma previsão do orçamento

A previsão orçamentária é um processo de análise e planejamento. A forma como será gasto o dinheiro que entra no caixa ao longo do ano deve estar alinhada com a previsão para evitar um resultado negativo ao final do período. 

Não dá para fazer a gestão de um negócio como uma oficina no escuro — ou melhor, sem saber quanto e como poderá gastar mês a mês, se baseando apenas nas receitas e em suas projeções. Diante disso, para controlar é preciso ter um orçamento que estabeleça as ações que objetivem manter as contas em dia. 

Portanto, essa é uma ferramenta de auxílio na observação de potenciais riscos ou oportunidades, além de direcionar os setores para que as decisões possam ser tomadas com base em algo concreto. Deve ser elaborado todo ano e revisado periodicamente para ajustar o rumo conforme for necessário.

Entenda os custos da empresa

Sabe aquelas despesas simples que passam frequentemente despercebidas? Pois é, de inocentes eles não têm nada. Muito pelo contrário, caso não as perceba e administre, eles podem lesar muito a saúde financeira de sua oficina. 

Logo, é preciso examinar todos os custos para ter uma conta definida. Comece pelos diretos e indiretos, em seguida some os valores que mantém o seu negócio funcionando e, por fim, inclua os custos fixos e variáveis.

Veja alguns exemplos de custos fixos:

• salários;
• aluguel;
• água;
• energia;
• telefone e Internet. 

E de custos variáveis:

• peças para reposição;
• mão de obra temporária.

Aliás, dê atenção ao recolhimento das taxas e impostos. O não pagamento provoca um resultado negativo considerável em suas finanças, com a aplicação de possíveis multas.

Observe o fluxo de caixa de perto

Fluxo de caixa é a melhor maneira de medir como as finanças estão no momento. Os recursos que foram disponibilizados são suficientes para cobrir todas as despesas operacionais? Em caso negativo, é hora de repensar como o dinheiro está entrando e como está saindo.

Pode parecer complicado no primeiro momento, mas não é. Controlar tudo pode ser fácil quando algumas práticas passam a fazer parte do planejamento. O fluxo de caixa é um recurso que está na base da gestão de qualquer organização. Não importa se a empresa é pequena, individual ou grande.

A gestão financeira se torna mais profissional e será possível verificar quaisquer falhas ou empecilhos. No entanto, em se tratando de questões financeiras, os erros e obstáculos muitas vezes podem custar meses de trabalho ou até a vida de uma empresa.

O fluxo de caixa é a base para uma organização bem sucedida. Veja algumas de suas funcionalidades:

• ajuda no controle das movimentações financeiras;
• verifica as sobras e faltas no caixa;
• autoriza futuras ações;
• faz o acompanhamento do desempenho financeiro.

Também proporciona várias vantagens e benefícios, vejamos:

• entender qual é o lucro real do negócio;
• ter um processo de compras seguro;
• verificar o fluxo geral da firma;
• programar as finanças com uma base sólida;
• traz tomadas de decisões mais assertivas;
• mostrar como está sendo investido o dinheiro;
• impedir sua falência.

Controle os gastos da oficina

Agora que você já sabe o que são despesas e custos, é essencial criar hábitos de contenção de gastos. Porém, não negligencie a manutenção dos equipamentos e procure se preparar com cursos de capacitação. Ser capacitado e ter colaboradores especialistas é muito importante para o crescimento da companhia.

À medida que entendemos o que é moderação nos gastos — evitar desperdícios, como não apagar as luzes ao sair da sala onde não há ninguém ou nenhum outro equipamento que esteja ligado ou operando —, essas ações vão se tornando tão automáticas que nem percebemos mais quando as praticamos. Por outro lado, também é possível gastar menos reduzindo os custos operacionais.

Fuja dos empréstimos

É a pior maneira de lidar com as despesas. Afinal, os juros corrompem os lucros, então procure manter o financeiro organizado. Isso permite que a empresa consiga assumir suas próprias despesas contando apenas com as suas receitas.

Melhore a negociação com os fornecedores

O primeiro passo é saber administrar muito bem o estoque e ter apenas o que é necessário. É muito importante conhecer os seus fornecedores e os prazos de entrega. A negociação com fornecedores é fundamental para a saúde financeira, tanto no que diz respeito ao preço, ao prazo de entrega e às formas de pagamento. Nos meses mais apertados, jogar o pagamento de um produto para 30 dias após a compra ajuda bastante.

A tecnologia é outra boa aliada no processo de negociação. São vários aplicativos especializados que podem ajudar no controle de estoque e no contato com os melhores fornecedores. Parcerias são bem-vindas e são uma ótima oportunidade de economizar sem negligenciar a qualidade do material que se utiliza.

Padronize e automatize processos rotineiros

Não tenha medo de usar a tecnologia a seu favor e sempre invista na capacitação. Padronizar e automatizar os processos ajuda muito na gestão de tempo e a otimizar os procedimentos — também baixa os custos e traz mais receita.

A padronização acontece quando se documenta todas as suas atividades com o objetivo de uniformizar os processos. Independentemente de quem vai desempenhar uma determinada tarefa, o resultado sempre será o mesmo. Isso permite acompanhar diversas atividades, em qualquer área da empresa.  

A opção pela automatização considera as escolhas que vão além de tornar as tarefas manuais e automáticas. Pesquise por ferramentas que ofereçam recursos que incluem consulta de dados e o manuseio dos mesmos.

Algumas atividades se tornam tarefas simples, como emitir uma nota fiscal, gerar um boleto, fazer o registro de dados, entre tantas outras. E, dependendo do sistema escolhido, sua interface será rápida e segura.

Meça resultados

É fundamental que o diretor calcule seu planejamento financeiro empresarial de forma constante. Esse procedimento é essencial para examinar se o que foi planejado está sendo realizado corretamente e se os resultados estão sendo obtidos.

Relatórios e indicadores são essenciais, pois oferecem uma base de avaliação e apuração dos números do negócio. Uma análise mais aprofundada fica prejudicada quando não há gerência sobre as informações.

Portanto, é preciso organizar e padronizar os registros para as contas a pagar e receber — passos essenciais no planejamento. Assim, o gerente passa a acompanhar de perto todo o seu capital e pode analisar a saúde financeira da oficina.

Fazer apenas os registros não basta, é necessário acompanhar cada lançamento para descobrir se as finanças estão avançando. Isso possibilita que você faça projeções de entradas e saídas com mais exatidão.

Tudo o que falamos até aqui precisa ser feito com base em um objetivo. É preciso ter metas claras para o que entra e sai de seu caixa. Não adianta apenas guardar dinheiro, caso contrário seu negócio não vai crescer.

Tenha um plano B

Metas, objetivos e estratégias fazem parte do planejamento financeiro, incluindo aí também as previsões e prazos para cada ação. Enfrentamos um mundo cheio de incertezas, com mudanças em alta velocidade e situações imprevisíveis. Mesmo assim, é muito importante trabalhar com vários cenários e ter um plano B para as finanças do empreendimento. Pense nisso!

Não se esqueça das taxas e impostos

Você não pode esquecer das taxas e impostos quando for fazer o planejamento. Além do mais, procure negociar com os bancos e tente eliminar o excesso de tarifas.

Conheça o mercado

Ao conhecer o mercado e a concorrência você consegue informações relevantes para traçar suas metas. Sem isso, o planejamento é feito às cegas e pode trilhar um caminho totalmente errado.

Como separar as despesas pessoais das da oficina?

Um dos eventos mais frequentes é o gestor enfiar a mão no caixa para pagar suas contas pessoais. Apesar de acontecer com regularidade, principalmente em pequenas e médias empresas, misturar contas pessoais com as do estabelecimento é uma falha gravíssima que pode prejudicar o seu negócio, podendo chegar ao extremo de fechar as portas.

Basta refletir que, sem um controle eficiente das retiradas do caixa, fica impossível saber quanto a pessoa jurídica está ganhando, e suas dívidas ficam totalmente desorganizadas. Assim, é muito difícil analisar se está dando certo ou não. Como saber se tem margem para alguma modificação ou investimento? Como planejar com mais assertividade?

Ou melhor, você fica inteiramente no escuro, considerando que tudo está dando certo, já que tem dinheiro no caixa e você tem livre acesso a ele sempre que precisar. Enquanto isso, seu negócio fica cada dia mais vulnerável. Se seu negócio é a sua única fonte de renda, precisa cuidar dele para não falir.

Por essa razão, o primeiro passo para iniciar a organização das suas finanças é separar as despesas pessoais das da pessoa jurídica. Veja como fazer:

• descubra o quanto você gasta mensalmente;
• defina uma retirada de pró-labore;
• não utilize o cartão de crédito corporativo para compras pessoais;
• tenha contas bancárias separadas.

Tente organizar suas contas com um planejamento financeiro pessoal, seguindo a mesma lógica do empresarial. Não tem erro!

Quais são os principais termos usados em um planejamento financeiro empresarial?

O vocabulário utilizado ao criar um planejamento empresarial é bem específico. Entenda:

• gastos e despesas — é o dinheiro que sai do caixa e se divide em custos e investimentos;
• custos — são os gastos relacionados à sua atividade e podem ser fixos ou variáveis;
• custos fixos — não se alteram (conta de luz, de água, etc.);
• custos variáveis — sofrem alterações e vêm de acordo com as necessidades (conserto de algum equipamento ou algum outro imprevisto);
• despesas — são gastos que não interferem na realização dos serviços, podem ser fixos ou variáveis;
• despesas fixas — como exemplo, o pagamento mensal, sem alterar o valor, para a produtora de conteúdo que cuida do seu blog;
• despesas variáveis — gastos com a confecção de uniformes, somente quando há necessidade;
• investimentos — são gastos feitos com a expectativa de aumento no volume de serviços, a compra de um novo equipamento;
• lucro — é o resultado positivo, ou seja, o resultado final após a dedução de todos os pagamentos;
• faturamento bruto — é tudo que entra no caixa em determinado período pelos serviços prestados.
• faturamento líquido — é o faturamento sem os impostos e ele indica o faturamento real que foi obtido em determinado período;
• capital de giro — é a reserva utilizada para, quando necessário, custear todas as despesas por um determinado período.

Agora que você entendeu como fazer o planejamento financeiro empresarial, o próximo passo é colocar todas as informações em prática. Lembre-se, um bom controle deve ser utilizado em todos os setores da organização, pois ele permite conhecer a sua realidade e desfrutar das diversas oportunidades de crescimento. Então comece agora a se organizar e monte um plano de ação detalhado para o próximo ano!

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